Gérer, convertir et transférer des données
Exemple : Bonnes pratiques⚓
La plupart des documents qui vous sont transmis dans un contexte universitaire le sont sous format numérique. La quantité de documents que vous amasserez au cours de votre parcours universitaire augmentera rapidement. Il s'agit donc de mettre en place, dès que possible, de bonnes habitudes de gestion numérique de vos documents qui vous serviront tout au long de votre parcours universitaire et vous aideront à gérer de manière efficace vos données de recherche dans un contexte d'études supérieures.
Gérer les données signifie mettre en place un système de suivi de ces données tout au long de leur cycle de vie (création, traitement, analyse, partage et réutilisation). Ce suivi implique d'organiser les données, de les sauvegarder de façon sécuritaire et de savoir les partager de manière éthique. Par exemple, vous pouvez organiser les documents et les données en fonction de vos projets. Ces projets peuvent correspondre à des cours, des travaux, des projets scientifiques, etc.
Sécurisez votre poste de travail en adoptant de bons réflexes [fr] et en installant un antivirus sur votre ordinateur. Ayez au moins trois copies de toute version de fichier à conserver : une copie originale, une externe sur place et une externe à distance. Privilégiez l'utilisation d'un serveur (local ou commercial) et de disques durs externes au lieu de votre ordinateur. Dans le cas d'une solution infonuagique, vérifiez que la licence ne met pas en danger la confidentialité des données. Si vous travaillez avec des données sensibles, assurez-vous de préserver leur sécurité. Au minimum, les données archivées doivent être cryptées au niveau du volume de stockage et définies en lecture seule pour éviter toute modification ou falsification.
Truc & astuce : Trucs et astuces⚓
Pour éviter la perte de données due à l'incompatibilité ou à la désuétude des logiciels, utilisez, autant que possible, des formats ouverts (c'est à dire utilisables par la majorité des applications) ou largement répandus. Pour ce faire, il vous faudra certainement convertir certains fichiers en différents formats : (Gestion des données de recherche - Documentation des données - Bibliothèques de l'UdeM [fr])
Pour nommer les fichiers : utilisez des noms courts et significatifs, incluez des dates et créez des codes pour les versions. Vous minimiserez ainsi les risques de perte accidentelle de fichiers et la confusion. (Gestion des données de recherche - Documentation des données - Bibliothèques de l'UdeM [fr])
Pour gérer les données de recherche : il est conseillé d'établir un Plan de gestion : Stockage et organisation - Documentation des données - Bibliothèques de l'UdeM [fr]
Pour sécuriser son poste de travail : l'antivirus institutionnel offre des avantages importants : il est préconfiguré, il peut détecter, en plus de virus, certains types d'activités anormales qui pourraient se dérouler à votre insu dans votre ordinateur, les TI suivent de près l'activité malicieuse sur le réseau de l'Université de Montréal, tel que décrit sur le site de la Sécurité informatique et il est offert gratuitement dans la majorité des cas. Le blog de la sécurité - Sécurité de l'information - UdeM [fr]
Pour préserver la sécurité des données sensibles et/ou de recherche : crypter vos données avec un mot de passe et une clé de codage, restreignez l'accès aux données par authentification pour la durée de la recherche, anonymisez les données avant de les rendre disponibles et, dans certains cas, détruisez les données sensibles (Gestion des données de recherche - Documentation des données - Bibliothèques de l'UdeM [fr])